Reprografie als regisseur voor grafische activiteiten

Het team reprografie van de afdeling Facilitaire Zaken van een Nederlandse provincie stond aan de vooravond van het inkoopproces van een mogelijke aanbesteding voor een uitdaging. Zij realiseerden zich dat het vervangen van machines niet slechts een administratieve oefening is, maar plaats vindt in een groter geheel van strategische vraagstukken omtrent organisatie en de duurzame inzetbaarheid van personeel. Daarom is GEA gevraagd met het team en de leiding tot een gezamenlijke visie te komen. De lange termijn doelen vormden de basis voor de te maken strategische keuzes en het formuleren van beleid om de dienstverlening aan de afnemers in de toekomst te kunnen waarborgen.

Wicked problem: gescheiden werelden
De vraag werd ingegeven door de noodzaak bestaande machines te vervangen, maar daarnaast speelden er ingrijpende veranderingen in de omgeving. De volumes waren de laatste jaren sterk gedaald, veel medewerkers vertrekken door pensionering en de provincie moderniseert haar communicatie. Er moesten dus strategische stappen gezet worden. Zowel de medewerkers als de leiding voelden druk om samen na te denken over de toekomst van de reprografie.

Het contrast van het inhoudelijk en ambachtelijk gedreven team en de bestuurlijke omgeving leek nauwelijks te overbruggen. De leiding van de afdeling en de medewerkers kregen de visie niet scherp, terwijl deze toch antwoorden zou moeten geven op de mogelijke vragen van het management. Gaan we wel of niet sourcen? Welke meerwaarde biedt het team voor de afnemers? Is de afdeling op langere termijn nog marktconform? Met welke organisatorische en personele consequenties krijgen we mogelijk te maken?

Oplossing: beleid gericht op een duurzame ontwikkeling van de afdeling
GEA zorgde voor de binding van twee werelden. Hierdoor was een objectief keuzeproces in te richten. In nauwe samenspraak met de medewerkers en intern betrokkenen is een toekomstvisie met een organisatorisch profiel ontwikkeld. Dit is opgenomen in een door alle partijen gedragen advies waarin de huidige situatie van de afdeling geplaatst wordt tegen marktconforme omstandigheden. Ook een beeld van de meerwaarde voor de interne afnemers is hierin opgenomen en een schets van de strategische doelstellingen voor de afdeling voor de komende jaren. GEA formuleerde de organisatorische context en maakte een afweging voor het wel of niet uitbesteden.

Resultaat: regisseur voor grafische activiteiten
Het bestuur van de provincie en het team hebben een gezamenlijk gedragen visie om de reprografie binnen de afdeling communicatie om te vormen tot een ‘regisseur voor grafische activiteiten’. Samen met nieuwe collega’s wordt de grafische productie verminderd tot de minimale behoefte en vormt het ‘papieren’ kanaal een waardige medium naast ‘digitale’ kanalen.

• 9 maart 2016

Comments are closed.

UA-57560273-1